Drie gewoontes van inefficiënte mensen

13-02-08 om 10:49 door guido in Doelen stellen, Gedragsverandering, Tijdmanagement

Als coach doe ik veel inspiratie op door het luisteren naar de ervaringen en verhalen van mijn klanten. Onder andere sta ik frequent stil bij gedrag en gewoontes.
Generiek gedrag dat veel voorkomt is inefficiënt gedrag. Het valt mij op dat inefficiënte mensen regelmatig de volgende drie gewoontes gemeen hebben.

1. Zij komen frequent te laat (of komen niet) op vergaderingen. Met als excuus. Ik werd opgehouden of ik had iemand aan de telefoon.
Advies:
• zeg niet tegen de leden van de vergadering dat je wordt opgehouden, maar zeg tegen degene die jou ophoudt: “ik heb een vergadering,..laten wij na de vergadering contact hebben.” Dit doe je gelijk als iemand belt/aanspreekt, je wacht niet tot iemand zijn hele verhaal heeft verteld…maar je geeft gelijk aan hoe jouw planning er uit ziet.
• plan voorbereidingstijd voor de vergadering. Je gaat met een bepaald doel naar de vergadering. Je wilt daar iets bereiken. Om helder te hebben wat je wilt bereiken, is het verstandig om elke vergadering goed voor te bereiden. Hierdoor ontstaat ook de urgentie om deze vergadering actief bij te wonen.
2. Zij vertellen iedereen dat zij het heel erg druk hebben. Mijn indruk is dat deze mensen niet altijd datgene doen wat nu echt belangrijk is. Zij missen de scherpte in de doelgerichtheid.
Advies:
• Weet wat je wilt bereiken. Heb kristalhelder wat je doelen zijn.
• Schrijf al je acties en werkzaamheden op. Deel ze vervolgens in een van deze drie categorieën.
1e categorie: URGENT: dit moet vandaag gedaan worden, ik ga niet naar huis voordat het is afgerond. Ik ga niet slapen voordat het is afgerond.
2e categorie: MATIG URGENT Ik ga mijn uiterste best doen om deze activiteit vandaag af te ronden. Als ik het uitstel is er nog geen man overboord.
3e categorie: NIET URGENT: goed om te doen..maar het heeft geen prioriteit. ( NB. Staat dit langer dan een maand op mijn lijst dan verplaats ik het naar mijn droomlijst . Daar schrijf ik alles op wat ik ooit nog wil doen. Deze lijst heb ik zodat ik het niet vergeet maar ik kan het nu wel loslaten.) Voer nu eerst categorie 1 werkzaamheden uit. Dan ga je naar de tweede categorie en als je categorie 2 klaar hebt, kan je naar de derde categorie.

3. Zij stellen uit en hebben hun excuus klaar (voor henzelf of voor anderen) Ik moet eerlijk bekennen dat ik mijn vingers daar ook wel eens aan brand. En dat ik bepaalde activiteiten uitstel.
Advies:
• probeer in een flow toestand te komen door iets heel anders te doen. Zorg dat er al beweging in je lijf zit. En als je eenmaal in die flow ben, begin dan met de activiteit die je dikwijls hebt uitgesteld.
• Doe de moeilijke dingen eerst…als je iets moeilijks hebt afgerond ga je je goed voelen. En als je je goed voelt…heb je ook zin om nog iets anders op te pakken.